Den här guiden är en överblick i allmänna termer. Den beskriver hur föreningens ekonomi brukar fungera och vad det är bra att tänka på. Den ersätter inte de myndigheter som bestämmer reglerna. Skatteverket, Bolagsverket, Bokföringsnämnden och bidragsgivarna har aktuell information, och det är där du kontrollerar vad som gäller för just er.
Kort om guiden
- Gäller främst ideella föreningar.
- Inga belopp, gränser eller blankettnummer: de ändras, och de finns hos myndigheterna.
- Ett genomgående råd: två personer ska alltid kunna se varje betalning.
Ideell eller ekonomisk förening?
Det första är att veta vilken sorts förening ni är. En ideell förening har ett ideellt syfte, till exempel kultur, idrott, bildning eller social verksamhet. Det finns ingen särskild lag för ideella föreningar, och de behöver inte registreras för att finnas till. En ideell förening som bedriver näringsverksamhet kan dock behöva registreras i handelsregistret hos Bolagsverket.
En ekonomisk förening har som syfte att främja medlemmarnas ekonomiska intressen, till exempel genom gemensamma inköp eller boende. Den regleras av en egen lag och registreras hos Bolagsverket. Kooperativ och bostadsrättsföreningar hör hit. Läs om kooperationens historia i guiden folkrörelsernas historia.
Organisationsnummer
En ideell förening behöver ett organisationsnummer för att kunna öppna bankkonto, söka bidrag och sköta skatter och avgifter. Numret söker man hos Skatteverket. Det brukar krävas att föreningen har antagit stadgar och valt styrelse, och att man skickar med stadgarna och protokollet från det konstituerande mötet. Skatteverket beskriver hur ansökan går till.
Bankkonto och firmatecknare
Föreningens pengar ska alltid finnas på föreningens egna konton, aldrig på någons privata. När föreningen öppnar konto vill banken veta vem som får företräda föreningen, alltså vem som är firmatecknare. Det framgår av stadgarna eller av ett styrelsebeslut i protokoll. Varje gång det byts personer behöver banken få ett nytt protokoll.
Det är klokt att bestämma att två personer i förening tecknar föreningen för större belopp, och att någon annan än kassören attesterar utgifterna. Mer om rutinerna finns i texten om kassören och revisorerna.
Budget och ekonomisk planering
En budget är en plan för hur föreningen ska använda sina pengar under året. Den hjälper styrelsen att prioritera och gör det lättare att se i tid om något går åt fel håll. Utgå från förra årets utfall, lägg till det som är nytt och var försiktig med intäkter som inte är säkra, till exempel bidrag som inte är beviljade.
Har föreningen ett hus eller dyr utrustning är det värt att göra en plan för underhåll och avsätta pengar varje år. Samlingslokalernas särskilda frågor tar jag upp i texten om rörelsernas samlingslokaler.
Medlemsavgifter
Medlemsavgiften beslutas vanligen av årsmötet. Den ger föreningen en stabil intäkt och visar vilka som är medlemmar. Tänk på att avgiften inte ska bli ett hinder för den som vill vara med. Många föreningar har lägre avgift för barn, studenter eller familjer.
Bidrag
Det finns många sorters bidrag, men de har nästan alltid villkor. Några vanliga källor:
- Kommunen. De flesta kommuner har föreningsbidrag, till exempel aktivitetsbidrag för barn och unga, lokalbidrag och projektbidrag. Villkoren skiljer sig mycket mellan kommunerna.
- Studieförbund. Föreningar som samarbetar med ett studieförbund kan få stöd till studiecirklar och kulturprogram. Läs om studieförbund och folkhögskolor.
- Staten. Riksorganisationer kan söka statsbidrag, bland annat hos Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, MUCF. Boverket har hand om ett stöd till allmänna samlingslokaler.
- Stiftelser och fonder. Många stiftelser delar ut pengar till föreningar. Länsstyrelsen har information om stiftelser i länet.
Spara alla beslut om bidrag och redovisa i tid. En försenad redovisning kan innebära att föreningen måste betala tillbaka.
Insamling och lotterier
Många föreningar samlar in pengar till sin verksamhet eller till ett gott ändamål. Var tydlig med vad pengarna ska användas till och redovisa efteråt. Organisationer som vill visa att insamlingen kontrolleras kan ansöka om ett 90-konto hos Svensk Insamlingskontroll.
Lotterier är reglerade i spellagen. Föreningar kan ofta anordna mindre lotterier efter registrering hos kommunen, medan större lotterier kräver licens från Spelinspektionen. Kontakta kommunen eller Spelinspektionen innan ni sätter igång, eftersom reglerna är detaljerade.
Bokföring och bokslut
Alla föreningar bör ha ordning på sina pengar, och varje händelse bör ha en verifikation, som ett kvitto eller en faktura. Alla ideella föreningar är dock inte bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Det beror bland annat på om föreningen bedriver näringsverksamhet och hur stor den är. Bokföringsnämnden beskriver vad som gäller.
När räkenskapsåret är slut gör kassören, ibland med hjälp, ett bokslut: en sammanställning av årets intäkter och kostnader och av vad föreningen äger och är skyldig. Bokslutet blir underlag för den ekonomiska berättelsen till årsmötet.
Revision
Revisorerna granskar på medlemmarnas uppdrag hur styrelsen har skött ekonomin och verksamheten. I de flesta föreningar är revisorerna medlemmar utan yrkeskompetens, så kallade lekmannarevisorer. Större föreningar eller föreningar med stora bidrag kan behöva en auktoriserad eller godkänd revisor, vilket ofta framgår av bidragsvillkoren.
Skatt, moms och arvoden
En ideell förening som räknas som allmännyttig kan vara skattebefriad för en stor del av sina inkomster, men inte för allt. Föreningar som säljer varor eller tjänster kan behöva registrera sig för moms, och föreningar som betalar ut lön eller arvoden kan få arbetsgivaransvar. Jag går igenom grunderna i texten om ideell förening och skatt, och Skatteverket har den fullständiga informationen.
Försäkring
Fundera på vilka risker föreningen har. Behöver lokalen och utrustningen försäkras? Behöver medlemmar och ledare en olycksfallsförsäkring vid aktiviteter? Har föreningen en ansvarsförsäkring om någon skadas? Många riksorganisationer har gemensamma försäkringar för sina föreningar. Fråga dem, eller ett försäkringsbolag, vad som passar er verksamhet.
Mer att läsa
De praktiska delarna av föreningslivet, från styrelsens roller till valberedningen, finns i guiden driva förening. Ord som attest, firmatecknare och verifikation förklaras i föreningsordboken.
