Den här guiden är för dig som ska starta en förening, som just har blivit vald till styrelsen eller som har suttit där länge och vill se om det finns bättre sätt. Den följer föreningens liv i ungefär den ordning sakerna kommer. Den handlar om ideella föreningar, den vanligaste föreningsformen i Sverige.
Kort om guiden
- Gäller ideella föreningar. Ekonomiska föreningar, som kooperativ, har en egen lag.
- Föreningens egna stadgar går alltid före allmänna råd.
- Regler om skatt, bidrag och registrering kontrollerar du hos Skatteverket, Bolagsverket eller bidragsgivaren.
Att bilda en förening
En ideell förening uppstår när några personer bestämmer sig för att arbeta tillsammans för ett gemensamt syfte, antar stadgar och väljer en styrelse. Det sker på ett konstituerande möte, föreningens första möte. Där fattar man beslut om att bilda föreningen, antar stadgarna, väljer styrelse och revisorer och bestämmer medlemsavgift för det första året.
För att föreningen ska kunna ingå avtal, öppna bankkonto och ta emot bidrag brukar den anses vara en juridisk person när den har ett namn, stadgar och en vald styrelse. Det är också då den kan ansöka om organisationsnummer hos Skatteverket. Protokollet från det konstituerande mötet och stadgarna brukar behövas.
Tips inför första mötet:
- Skriv ett förslag till stadgar i förväg, så att mötet har något att ta ställning till.
- Bestäm vem som leder mötet och vem som för protokoll.
- Se till att alla som vill vara med får komma till tals om föreningens syfte.
Hur stadgarna kan se ut går jag igenom i texten om att skriva stadgar.
Styrelsen och rollerna
Styrelsen leder föreningen mellan årsmötena. Den ska verkställa årsmötets beslut, sköta ekonomin och företräda föreningen utåt. Hur många ledamöter det ska vara står i stadgarna. Ofta väljer årsmötet ordföranden, medan styrelsen själv fördelar övriga uppdrag på sitt första möte.
Ordförande
Ordföranden leder styrelsens arbete, kallar till möten och ser till att besluten blir genomförda. En bra ordförande är inte den som gör allt själv, utan den som ser till att alla andra kan göra sitt.
Sekreterare
Sekreteraren för protokoll vid styrelsemöten och ofta vid årsmötet, sköter föreningens handlingar och arkiv och ibland medlemskontakterna. Det är ett underskattat uppdrag. Utan protokoll har föreningen inget minne.
Kassör
Kassören sköter föreningens pengar, bokföringen och den ekonomiska rapporteringen. Läs mer i texten om kassören och revisorerna.
Ledamöter och suppleanter
Övriga ledamöter har samma ansvar för föreningen som de med särskilda uppdrag. Suppleanter går in när en ordinarie ledamot inte kan delta. Många föreningar låter suppleanterna vara med på alla möten, så att de är insatta när det behövs.
Styrelsemötet
Styrelsen fattar sina beslut på möten. Stadgarna anger ofta hur kallelse ska ske och hur många som måste vara närvarande för att styrelsen ska vara beslutsför. Ett styrelsemöte brukar följa en enkel föredragningslista: öppnande, val av justerare, föregående protokoll, ekonomi, ärenden, kommande aktiviteter och avslutning.
Några saker att hålla koll på:
- Jäv. Den som har ett personligt intresse i en fråga, till exempel för att det gäller ett avtal med en släkting, bör inte delta i beslutet. Skriv i protokollet att personen inte deltog.
- Beslut mellan möten. Ibland behöver styrelsen fatta beslut per mejl. Bestäm hur det ska gå till och se till att besluten förs in i nästa protokoll.
- Protokollet. Skriv vilka beslut som fattades och vem som ansvarar för vad. Låt det justeras snabbt, medan alla minns.
Medlemmarna och registret
Medlemmarna är föreningen. Det är de som väljer styrelsen och har sista ordet på årsmötet. Föreningen behöver därför veta vilka som är medlemmar, och de flesta för ett medlemsregister.
Ett medlemsregister innehåller personuppgifter, och då gäller dataskyddsförordningen. Föreningen ska bara samla in de uppgifter som behövs, förvara dem säkert och berätta för medlemmarna hur uppgifterna används. Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, har information om vad som gäller för föreningar.
Tänk också på hur ni välkomnar nya medlemmar. Ett personligt mejl, en inbjudan till nästa aktivitet och en kort förklaring av hur föreningen fungerar gör stor skillnad.
Valberedningen
Valberedningen väljs av årsmötet och har till uppgift att föreslå personer till styrelsen och andra förtroendeuppdrag inför nästa årsmöte. Det är ett av de viktigaste uppdragen i en förening, och ofta det mest förbisedda.
- Börja tidigt. En valberedning som arbetar hela året hittar fler kandidater än en som börjar en månad före årsmötet.
- Fråga styrelsen hur arbetet fungerar och vilka kompetenser som behövs.
- Prata med medlemmarna, inte bara med dem som brukar synas.
- Beskriv uppdragen ärligt, så att den som säger ja vet vad det innebär.
Årsmötet
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Där redovisar styrelsen det gångna året, revisorerna lämnar sin berättelse, medlemmarna beslutar om ansvarsfrihet och väljer en ny styrelse. Kallelsen, föredragningslistan och protokollet går jag igenom i texten om att hålla årsmöte.
Mitt råd är att tänka på årsmötet som något mer än en formalitet. Lägg det i anslutning till en aktivitet, bjud på fika och låt verksamhetsberättelsen bli en berättelse om året, inte bara en lista.
Verksamhetsplan och budget
En verksamhetsplan beskriver vad föreningen vill göra under det kommande året, och budgeten visar hur det ska finansieras. I en del föreningar beslutar årsmötet om båda, i andra är det styrelsen. Planen behöver inte vara lång. Det viktiga är att den är konkret: vad ska göras, när och av vem.
Ansvar
Styrelseledamöterna har ett ansvar för att föreningen sköts enligt stadgarna och årsmötets beslut. I en ideell förening med ordnad ekonomi är det i regel föreningen, inte ledamöterna personligen, som svarar för föreningens skulder. Men det finns undantag, till exempel om någon har agerat för föreningens räkning innan den har bildats eller om styrelsen har skött ekonomin vårdslöst. Det är ett av skälen till att goda rutiner och tydliga protokoll är viktiga. Om ni är osäkra kan riksorganisationer, studieförbund eller en jurist ge råd.
Att lägga ner en förening
Ibland har en förening gjort sitt. Hur den upplöses ska framgå av stadgarna, och ofta krävs beslut på två möten i följd. Stadgarna bör också säga vart tillgångarna ska gå. Tänk på att arkivet har ett värde. Protokoll och handlingar kan lämnas till det regionala folkrörelsearkivet, så att föreningens historia finns kvar. Det är ofta därifrån vi vet hur folkrörelsernas historia faktiskt gick till.
Mer att läsa
Ekonomin går jag igenom i guiden föreningens ekonomi, och ord som justering, jäv och propositionsordning finns i föreningsordboken. Hur föreningslivet förändras just nu skriver jag om i Sveriges föreningsliv i dag.
