Kassören är ofta den som har suttit längst i styrelsen. Det är ett uppdrag som kräver noggrannhet, och när någon väl har lärt sig det vill ingen annan ta över. Det är begripligt men riskabelt. Goda rutiner skyddar både föreningens pengar och den som sköter dem.
Kassörens uppgifter
Exakt vad kassören gör bestäms av styrelsen, men det brukar handla om:
- Betala föreningens räkningar och ta emot inbetalningar.
- Föra bok över alla händelser och spara verifikationer, som kvitton och fakturor.
- Rapportera till styrelsen hur ekonomin ser ut.
- Sköta medlemsavgifter och ibland medlemsregistret.
- Ta fram underlag till bokslut och den ekonomiska berättelsen inför årsmötet.
- Söka bidrag eller hjälpa den som gör det.
Rutiner som skyddar
Det finns några enkla rutiner som jag tycker att alla föreningar bör ha, oavsett storlek:
- Attest. Någon annan än den som betalar godkänner utgifterna, till exempel ordföranden. Då är det två personer som har sett varje betalning.
- Två i förening. Stora betalningar eller alla uttag kräver två personer. Banken kan ofta ställa in det.
- Föreningens egna konton. Föreningens pengar ska aldrig gå via någons privata konto.
- Regelbundna rapporter. Kassören redovisar saldo och utfall mot budget på varje styrelsemöte.
- Kontanter så lite som möjligt. Räkna kontanter två personer tillsammans och skriv upp summan.
Rutinerna är inte ett tecken på misstro. De gör det möjligt för kassören att visa att allt har gått rätt till.
Bokföring
Alla föreningar bör hålla ordning på sina pengar, men alla ideella föreningar är inte bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Det beror bland annat på om föreningen bedriver näringsverksamhet och hur stor den är. Bokföringsnämnden beskriver vad som gäller och har vägledningar för mindre föreningar. Kontrollera där, eller fråga en revisor, om ni är osäkra.
För mindre föreningar räcker det ofta långt med ett enkelt bokföringsprogram eller ett kalkylark, så länge varje händelse har en verifikation.
Bestäm också var underlagen ska sparas och hur länge. Det är lätt att kvitton blir liggande i en låda hemma hos den som köpte något. En gemensam pärm eller en digital mapp som flera i styrelsen har tillgång till gör det enklare både för revisorerna och för den som tar över uppdraget.
Kassarapporten
En kassarapport till styrelsen behöver inte vara avancerad. Det räcker ofta med saldot på föreningens konton, årets intäkter och kostnader hittills jämfört med budgeten och de större utgifter som väntar. Det viktiga är att den kommer regelbundet och att styrelsen faktiskt läser den. Styrelsen har ett gemensamt ansvar för ekonomin, inte bara kassören.
Revisorernas uppgift
Revisorerna väljs av årsmötet och granskar på medlemmarnas uppdrag hur styrelsen har skött både ekonomin och verksamheten. De flesta föreningar har lekmannarevisorer, alltså medlemmar som inte är yrkesrevisorer. Större föreningar, eller föreningar som får stora bidrag, kan behöva en auktoriserad eller godkänd revisor. Det kan framgå av bidragsgivarens villkor.
Revisorerna lämnar en revisionsberättelse till årsmötet och tillstyrker eller avstyrker ansvarsfrihet för styrelsen. En bra revisor är inte någon som bara skriver under, utan någon som ställer frågor under hela året.
Att lämna över
Det svåraste med kassörsuppdraget är ofta att lämna det. Skriv ner rutinerna medan du har dem i huvudet: vilka konton, vilka återkommande betalningar, vilka bidrag och när de ska sökas. Mer om föreningens pengar finns i guiden föreningens ekonomi, och om skatter i texten om ideell förening och skatt.
